Privacy Reglement 2026

Privacy reglement gebaseerd op de Wet Algemene Verordening Gegevensbeheer (AVG). In dit reglement wordt vastgelegd hoe het bestuur van de Oranjevereniging Nijeveen omgaat met de aan haar verstrekte persoonsgegevens.

Bestuur

Het bestuur bestaat uit 12 bestuursleden die zijn gekozen in de Algemene Ledenvergadering en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.

Leden

Leden van de vereniging zijn personen die zich hebben aangemeld middels een ondertekend aanmeld/incassoformulier en geven daarop zelf aan welke persoonsgegevens ze aan de vereniging willen verstrekken. Met uiteraard een aantal verplichte velden die noodzakelijk zijn voor het registreren in het ledenpakket, het uitdraaien van de ledenkaart en het innen van de contributie.

Persoonsgegevens

De persoonsgegevens worden op een vaste computer beheerd door de ledenadministratie in een speciaal daarvoor bestemd ledenpakket in een beveiligde omgeving.

De persoonsgegevens worden NIET verspreid aan derden en eigen leden.
De persoonsgegevens worden gedeeld met de bestuursleden die deze gegevens nodig hebben voor het uitvoeren van hun taak.
De persoonsgegevens blijven bewaard zolang de persoon lid is van de vereniging.
Zodra het lid zijn lidmaatschap heeft opgezegd, worden de persoonsgegevens na één kalenderjaar verwijderd.
Indien het lid om zijn gegevens vraagt, zullen deze ter beschikking worden gesteld. Men heeft tevens inzagerecht over de eigen gegevens bij de ledenadministratie.

Lidmaatschapskaart

Eenmaal per jaar worden ledenkaarten uitgeprint met vermelding van naam, adres en soort lidmaatschap. Deze kaarten worden bij de leden thuis bezorgd door de bestuursleden.

Contributieinning

Eenmaal per jaar wordt de verschuldigde contributie geïnd middels het ledenpakket. Hiervoor zijn naam, adres, woonplaats, geboortedatum, soort lidmaatschap en bankrekeningnummer noodzakelijk. Het incassobestand wordt middels de beveiligde omgeving van internetbankieren geïncasseerd.

Foto's

De vereniging organiseert diverse activiteiten en daarvan worden foto's gemaakt. Hierbij zal zoveel mogelijk worden getracht de privacy van de leden te waarborgen. De gemaakte foto's kunnen worden geplaatst op de website en sociale media. Eenieder die daartegen bezwaar heeft kan dit melden bij de bestuursleden.

Vergadering

Eenmaal per jaar wordt een algemene ledenvergadering gehouden waarin leden op- en aanmerkingen ten aanzien van het door het bestuur gevoerde beleid kunnen aangeven. Indien de vergadering daarom verzoekt zal het bestuur het beleid aanpassen.

Datalek

We spreken van een datalek als persoonsgegevens in handen komen van derden die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben. Om datalekken te voorkomen worden er geen geprinte lijsten verstrekt.

Mocht er onverhoopt toch sprake zijn van een datalek, dan moet dit zo snel mogelijk worden gemeld aan de secretaris.
Het bestuur zal de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering in kennis stellen. [art. 33.1]
Indien blijkt dat alleen gegevens zijn gelekt die slechts geringe kans geven op schending van rechten van betrokkenen, zal de Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld.
Het bestuur zal er alles aan doen om de leden zo snel mogelijk in te lichten en maatregelen te treffen om negatieve gevolgen te beperken.
In alle gevallen zullen betrokkenen worden geïnformeerd en zal de secretaris hiervan een registratie bijhouden.